Политика за съхранение на личните данни

 

Уведомление за защита на данни – клиент и трето лице

Дата на влизане в сила: Юли 2018 г.

Съдържание

1. Кои сме ние?
2. За кого важи това уведомление за защита на данни?
3. Каква информация се покрива?
4. Информацията, която събираме, и как я ползваме
5. Прехвърляния в международен план
6. Разкриване
7. Доставчици на услуги
8. Актуализиране на Вашите данни
9. Запазване
10. Вашите права

 

1. Кои сме ние

Анталис  (“АНТАЛИС”) е френско акционерно дружество с акционерен капитал 213 000 000 евро, регистрирано в Търговския регистър на фирмите в Нантер под номер 410 336 069 и със седалище 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Франция).

“АНТАЛИС” е водещият дистрибутор на професионална хартия и доставчик на опаковки и решения за визуална комуникация в Европа и света (извън Съединените щати). “АНТАЛИС” е единственият оператор в своя сектор с международно присъствие в 43 държави чрез своите дъщерни дружества. “АНТАЛИС” предлага една от най-широките и разнообразни гами продукти и решения на пазара и предлага на своите клиенти високо и революционно ниво на обслужване по отношение на адаптиране към потребностите на клиенти, експертни познания и логистика, главно чрез неговите 123 дистрибуторски центрове, разположени по целия свят.

Данните за контакт с дружествата на “АНТАЛИС” по света могат да бъдат намерени на нашия интернет сайт www.antalis.com.

“АНТАЛИС” се ангажира да събира, поддържа и ползва лични данни за нашите клиенти и делови контакти по отговорен начин. Разпоредбите на законите за защита на данните в Европейския съюз и другаде налагат строги условия на “АНТАЛИС”.

Чрез своя Етичен кодекс “АНТАЛИС” е съставил, за себе си и за фирмите от своята група, изявление, с което Групата признава основното и неотменимо право на всеки човек за защита на неговия/нейния личен живот и неговите/нейните лични данни. Ангажимент за изпълнение на необходимите процедури, така че събирането и обработката на лични данни, които извършва в хода на своите дейности, се извършва според приложимото законодателство и с уважение към хората, сигурността и поверителността на техните данни. Можете да намерите повече на нашия сайт www.antalis.com.

“АНТАЛИС Груп” работи за актуализиране на своите процеси съгласно Регламент на ЕС 2016/679 за защита на личните данни чрез установяване на вътрешна програма за защита на данни създаване на уеднаквен стандарт за цялата “АНТАЛИС Груп” при събиране, ползване и управление на лични данни.

Администраторът(ите) на данни по отношение на Вашите лични данни ще бъде фирмата или фирмите на “АНТАЛИС”, с които работите и/или “АНТАЛИС”, които от тук насетне биват наричани “АНТАЛИС”.

Настоящото уведомление за защита на данни разяснява как може да събираме, ползваме и разкриваме информация относно клиенти, доставчици, акционери и други делови и фирмени контакти, както и описва правата, които може да имате по отношение на Вашите лични данни. Моля, прочетете го внимателно.

2. За кого важи настоящото уведомление за защита на личните данни?

Клиенти

Настоящото уведомление важи за контакти с клиенти физически лица, с които работим, включително потенциални клиенти. Важи за лични данни, които са част от започването на работа с клиент и сключването на договор с него, както и за информация, събрана в хода на отношения с клиенти.

Важи също и за лични данни на служители в организациите на клиенти, чиито данни може да получим като част от предоставянето на продукти и услуги. При тези обстоятелства главното лице за контакт на клиента ни носи отговорност да гарантира, че всички засегнати физически лица са уведомени, че техните лични данни може да ни бъдат предоставени, както и за целите, за които ще ползваме тази информация, например, като им бъде показано копие от настоящото уведомление.

Акционери

Горното описание важи в същата степен и за нашите акционери.

Доставчици

Горното описание важи в същата степен и за нашите доставчици.

Делови контакти

Освен това, настоящото уведомление покрива лични данни на физически лица, които не съществуват, или бивши клиенти или акционери, но които контактуват с "АНТАЛИС" чрез абониране за получаване на известия, напр. имейл оповестяване по имейл и публикации, или които присъстват на събития, организирани от "АНТАЛИС" (самостоятелно или в сътрудничество с партньорски организации).

Други контакти

Настоящото иведомление покрива и лични данни на физически лица, с които "АНТАЛИС" има делова уговорка или договор в хода на своя бизнес, напр. агенти, други акционери и контрагенти.

3. Каква информация се покрива?

В настоящото уведомление за защита на лични данни, “лични данни” означава всяка информация (независимо дали в електронна или писмена форма), свързана с физическо лице, която може да бъде идентифицирана пряко или косвено, по-конкретно чрез препратка към идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местоположение, онлайн идентификатор или един или повече фактора, специфични за физическата, психологическа, генетична, икономическа, културна или социална самоличност на това физическо лице.

Включва също така специфични категории лични данни (“специална категория данни”), от които можем да определим или направим заключение за расовия или етнически произход, политически виждания, религиозни вярвания или други вярвания от подобно естество, членство в профсъюзи, физическо или умствено здраве или състояние (включително биометрични и генетични данни), сексуален живот/ориентация или съдебни данни (включващи информация за извършването или предполагаемото извършване на престъпление, както и наложената присъда или наказание) на физическо лице.

“АНТАЛИС” ще събира специална категория данни само ако това е необходимо за една от целите, описани по-долу. Допълнителна информация за това кога и защо може да трябва да правим това, се посочва в раздел 4. “Информацията, която събираме, и как я ползваме” на този документ.

4. Информацията, която събираме, и как я използваме

“АНТАЛИС” може да ползва Вашите лични данни за разнообразни цели, както е посочено в следните раздели.

“АНТАЛИС” се ангажира да събира и ползва само ваши лични данни, които са необходими за предоставяне на продукти и услуги на наши клиенти; за установяване и поддържане на неговите делови отношения; както и за поддържане на информираността на физически лица относно продукти, услуги и събития, които разумно счита, че може да ги интересуват и/или за които те по друг начин са потвърдили своето предпочитание да получават от “АНТАЛИС”. Можете да получите повече подробности за целите, информацията, която събираме, източниците на информация и правните основания, на които разчита “АНТАЛИС”, като изпратите запитване на следния специален имейл адрес: gdpr.bg@antalis.com.

В някои случаи ще бъде задължително за Вас да предоставите лични данни на “АНТАЛИС”, за да ни дадете възможност да предоставяме продукти и услуги на Вас (или Вашия работодател), да установим контакт с Вас или да изпълним законоустановени задължения на “АНТАЛИС”.

Самоличност, конфликти, проверки за пране на пари и други проверки

“АНТАЛИС” събира разнообразна информация за клиенти и лица за контакт като част от нашия процес за включване на нов контакти. Това може да бъде наричано комплексна юридическа оценка или “Да познаваш своя клиент” или “Да познаваш своя доставчик”. Проверките може да включват някои или всички от следните:

        - Проверка на самоличност: свидетелство за име и адрес
        - Крайно право на собственост на корпоративни и други юридически лица

  • Проверки за конфликти: за избягване на конфликт на интереси
  • Проверки за пране на пари, приходи от престъпления и финансиране на тероризъм
  • Проверки на политически значими лица: тези с известни роли в правителството, прокуратурата, съдилищата, централните банки, посолствата, въоръжените сили и държавните предприятия, включително членовете на техните семейства и приближени лица
  • Проверки на списъци с правителствени санкции
  • Списъци на операции с вътрешна информация

Тези проверки се правят поради законови, регулаторни или делови причини и може да трябва да бъдат повтаряни в хода на изпълнение на нашия договор. Важно е да ни предоставите необходимата информация и документи или това може да се отрази на нашата възможност да предоставяме продукти и услуги.

Може да ползваме източници от трети лица за получаване на част от тази информация. Подробности може да бъдат  получени чрез изпращане на запитване на следния специален имейл:  gdpr.bg@antalis.com.

Предоставяне на продукти и услуги

“АНТАЛИС” може да събира или генерира допълнителни данни за Вас в хода на изпълнение на нашия договор, за целите на предоставяне на продукти и услуги.

Може също така да ползваме Ваши лични данни:

  • За администриране на нашите взаимоотношения и поддържане на договорни отношения
  • За счетоводни и данъчни цели
  • За маркетинг и развитие на дейността
  • За спазване на регулаторните задължения на “АНТАЛИС”
  • За обосноваване, упражняване или защита на законни права
  • За предотвратяване или откриване на престъпления
  • За исторически и статистически цели

Други делови транзакции

Като част от Вашия бизнес или други търговски взаимодействия с “АНТАЛИС”, ние може да събираме или генерираме данни за Вас. Може да ползваме лични данни за администриране на нашите взаимоотношения и поддържане на договорните отношения, за счетоводни и данъчни цели, както и за спазване на нашите регулаторни задължения.

Може също така да споделяме Вашите лични данни с трети лица, ако продаваме или купуваме бизнес или активи, в който случай може да трябва да разкрием лични данни на потенциалния продавач или купувач на въпросния бизнес или активи, както и техни професионални съветници. Ако дружеството или по същество всички негови активи бъдат придобити от трето лице или дружество от нашата Група, личните данни, които притежаваме от продавача, ще бъдат включени в предаваните активи.

Информация, събирана в нашите помещения

Ако посещавате наши помещения, Вашето изображение може да бъде заснето на системи за видеоконтрол, управлявани от “АНТАЛИС” или юридическото лице, което управлява нашите помещения. Изграждането на системи за контрол на достъпа може също така да записва местоположение, време и дата на Вашето влизане и излизане от наши офиси.

Комуникации

Където е позволено от приложимото законодателство, “АНТАЛИС” може да записва и/или наблюдава телефонни направени и получени телефонни обаждания, както и електронна комуникация, изпратена или получена от мрежите на “АНТАЛИС” за защита на нашия бизнес и за удостоверяване на съответствието с нашите политики и съответни законоустановени изисквания. Всяко такова записване и/или наблюдение ще бъдат извършвани за законни бизнес цели и съгласно приложимите закони и регламенти. Това може да включва следните цели:

  • Записване на факти (включително превръщане на гласови съобщения в текст)
  • Установяване на съответствие на политиките и процедурите на “АНТАЛИС”
  • Съответствие на приложимите закони и регламенти
  • За предотвратяване и откриване на престъпления
  • За наблюдение на ефективното ползване и функциониране на мрежите и системите на “АНТАЛИС”

За ефективна комуникация, кореспонденция и документи може да бъдат пращани чрез кодиран имейл. Ще бъдете наясно, че това не е гарантирано като сигурен метод за комуникация, нито съществуват някакви стандарти за предоставяне на услуги. Ако предпочитате ние да не ползваме кодиран имейл, моля, говорете със своето лице за контакт в “АНТАЛИС”.

Маркетинг и развитие на дейността

“АНТАЛИС” събира информация за целите на маркетинга и развитието на дейността и като част от общото администриране на отношенията с клиентите. Може да ползваме някои лични данни с цел забавление на клиента, включително да записваме Ваши интереси и предпочитания.

Може да ползваме Ваши лични данни за изпращане на информация по имейл или пощата, или да ползваме социални медии или сайтове на социални мрежи относно наши продукти и услуги, новости в бранша, брошури, съобщения за пресата, покани за семинари и разговори. Можете да изберете областите и темите, от които се интересувате, когато се регистриране на нашия интернет сайт. Може да актуализирате своите предпочитания или да се откажете от участие по всяко време. За повече информация за това да упражните правата си, вижте по-долу раздел 11 “Вашите права”.

Събития

Ако присъствате на събития, които се организират от или в сътрудничество с “АНТАЛИС”, ние ще събираме данни за контакт като част от регистрацията. Тази информация може да включва изисквания към храната и данни за здравословни проблеми или инвалидност, които може да се отразят върху Вашето присъствие или участие в събитието. Когато събитие се организира в сътрудничество с партньорска организация или се провежда на външно място, може да се наложи да споделим Вашите лични данни с партньор, организатор на събитието или мястото. Ще бъде споделяна само минимална информация, която е необходима за целите на провеждане на събитието. Ако събитието се организира в сътрудничество с партньорска организация, тя ще носи отговорност за това да Ви информира относно маркетинга, който желаят да предприемат, и да получи Вашето съгласие, където е необходимо.

Бисквитки

Ако ползвате нашите интернет сайтове, ние информираме, че те ползват бисквитки и други инструменти за анализ на интернет трафик (напр. Pixel Tracking, Google Analytics, и др.). Моля, кликнете на http://www.antalis.bg/business/cookie-policy.html за повече информация за това как ползваме тези инструменти.

5. Прехвърляния в международен план

“АНТАЛИС” е международна група, която функционира в глобален план. Както повечето международни бизнеси, “АНТАЛИС” е централизиран в определени аспекти от администрирането на своите клиенти и управлението на записите в Европейския съюз. Освен това, когато проекти се простират в повече от една юрисдикция, до информацията трябва да имат достъп всички тези в рамките на “АНТАЛИС”, които работят по това. В резултат, Вашите лични данни може да бъдат прехвърлени извън държавата на произход (което включва прехвърляния извън Европейската икономическа зона) и до нея може да има достъп в “АНТАЛИС” в глобален план.

“АНТАЛИС” ще предприеме всички необходими предпазни мерки за сигурност и законоустановени такива, за да гарантира безопасността и целостта на личните данни, които се предават в рамките на “АНТАЛИС”, за да може да бъдат осъществени глобални прехвърляния в рамките на “АНТАЛИС” на лични данни с произход в ЕИЗ съгласно приложимите европейски закони за защита на лични данни чрез употребата на едни и същи стандарти на защита на лични данни. Вашите лични данни следователно ще ползват същото ниво на защита независимо от тяхното местоположение в рамките на “АНТАЛИС”.

До Вашите лични данни достъп ще имат и доставчиците на услуги на АНТАЛИС, които може да се намират в други юрисдикции. За повече информация, вижте по-долу раздел 7 „Доставчици на услуги“.

6. Разкриване на данни

“АНТАЛИС” може да разкрива Ваши лични данни (i) когато това е необходимо за посочените цели, включително в рамките на самата “АНТАЛИС”; (ii) ако се изисква по приложимото законодателство; (iii) във връзка с трансформация или сливане на нашата фирма с друга такава; (iv) ако вярваме, че такова разкриване е необходимо за налагане или прилагане на условия на договора и други споразумения или по друг начин да бъдат защитени и опазени правата, имуществото или безопасността на “АНТАЛИС”; (v) за съответствие при съдебно производство, съдебно разпореждане или друго законоустановено задължение или регулаторно или държавно запитване; или (vi) с Ваше съгласие.

Бихме желали да обърнем вниманието Ви към факта, че в някои юрисдикции “АНТАЛИС” има законово задължение да докладва подозрителни сделки и друга дейности на съответните регулаторни органи по законодателството срещу пране на пари, финансиране на тероризъм, инсайдърски сделки или свързано законодателство. “АНТАЛИС” може също така да докладва престъпна дейност на полицията и други правоохранителни органи. Може да не ни е разрешено да Ви информираме за това преди разкриването или въобще.

Трети лица, получатели на лични данни, свързани с клиенти, лица за контакт по делови и фирмени въпроси, може да включват:

  • Данъчни, митнически и акцизни органи
  • Регулаторни и други професионални органи
  • Органи на борсата и такива за листинг
  • Публични регистри на директори и акционери на дружества
  • Доставчици на услуги за удостоверяване на самоличност
  • Агенции за кредитен рейтинг
  • Съдилищата, полицията и правоприлагащите служби
  • Правителствени отдели и служби
  • Одитори и професионални съветници (включително професионални застрахователи и съветници)

“АНТАЛИС” ще положи всички разумни усилия за разкриване на минимални лични данни, необходими във всеки случай.

7. Доставчици на услуги

Трети лица, предоставящи услуги на “АНТАЛИС”, биват наричани “Подизпълнители.” “АНТАЛИС” ще сключи договори с Подизпълнители, който ще посочва изискванията на съответните закони за защита на лични данни. От Подизпълнителите ще се изисква да ползват подходящи мерки за защита на лични данни и ще им бъде забранено да ползват лични данни по начин, различен от разпореденото от “АНТАЛИС”.

Подизпълнители, които обработват лични данни от името на “АНТАЛИС”, може да са разположени в Европа или други държави по целия свят. АНТАЛИС” ще се увери, че Подизпълнителите спазват всички приложими законови изисквания за прехвърляне на лични данни извън юрисдикцията, в която са били първоначално събрани. За събиране на данни в Европейската икономическа зона или които са свързани със субекти на данни в ЕИЗ, “АНТАЛИС” ще изисква Подизпълнителите да изпълняват стандартни договорни клаузи за прехвърляне на лични данни към трети лица, както е санкционирано по европейското законодателство за защита на данни.

Ако бихте желали повече информация относно Подизпълнителите, с които работим, моля, свържете се със Служителя за глобална защита на данни като изпратите запитване на следния специален имейл gdpr.bg@antalis.com.

8. Актуализиране на Вашите данни

“АНТАЛИС” полага всички усилия да поддържа точността и пълнотата на личните данни, пазени от “АНТАЛИС”. За да ни помогнете да сме сигурни, че имате най-актуална информация за Вас, е важно да ни информирате за всички актуализации на Вашите данни за контакт или други лични данни. Моля, свържете се с лицето, с което взаимодействате обикновено в  “АНТАЛИС”. Можете да се свържете и със Служителя за глобална защита на данни на “АНТАЛИС” като изпратите запитване на следния специален имейл gdpr.bg@antalis.com.

9. Запазване

“АНТАЛИС” ще пази лични данни само доколкото е необходимо за целите, описани в раздел 4 по-горе: Информацията, която събираме, и как я ползваме. Имайте предвид, че периодите на задържане може да варират в различни юрисдикции. Лични данни се пазят обикновено за минимален период от 2 години и биха могли да бъдат пазени и за допълнителен период, определен в приложимия давностен срок.

Може да се наложи да запазим информация за значителни периоди от време, за да обосновем, упражним или защитим наши законни права, както и за архивни и исторически цели. Където е възможно и практично, личните данни ще бъдат правени анонимни чрез премахване, замяна или блокиране на подробности, които дават възможност за разпознаване на физически лица.

Ако бихте желали повече информация относно политиката за запазване, моля, свържете се със Служителя за глобална защита на данни като изпратите запитване на следния специален имейл gdpr.bg@antalis.com.

10. Вашите права

Имате следните права във връзка с Вашите лични данни:

  • Да имате достъп до личните данни, държани от “АНТАЛИС” относно Вас;
  • Вашите лични данни да бъдат коригирани, например, ако са непълни или неточни;
  • Да се откажете по всяко време от получаване на маркетингови съобщения;
  • При определени обстоятелства и съгласно приложимото законодателство, правото да ограничите или да се противопоставите на обработката на Вашите лични данни, или да поискате Вашите лични данни да бъдат изтрити;
  • При определени обстоятелства и съгласно приложимото законодателство, правото да получите копие от личните данни, които сте предоставили на “АНТАЛИС”, в структуриран, обичайно ползван и машинно четим формат (известен като “преносимост на данни”);
  • Когато сте предоставили лични данни доброволно или по друг начин сте се съгласили с тяхната употреба, правото да оттеглите своето съгласие;
  • Правото да направите оплакване пред Орган за защита на данни (вижте по-надолу).

Ако желаете да упражните своите права, моля, свържете се със Служителя за глобална защита на данни на“АНТАЛИС” като изпратите запитване на следния специален имейл gdpr.bg@antalis.com.

Изпращане на имейли и електронна комуникация за целите на директен маркетинг

Когато създавате профил или се регистрирате при нас за първи път, “АНТАЛИС” ще Ви попита дали желаете да получавате маркетингова/търговска информация от “АНТАЛИС”. За да получите информация от “АНТАЛИС”, трябва да отбележите полетo "Съгласявам се да получа маркетингова/търговска информация или оферти от или от името на “АНТАЛИС”, всяко от дружествата на “АНТАЛИС”, както и всеки от техните официални дистрибутори по имейл или средства за електронна комуникация ". Ако откажете да получавате информация, следва да оставите полето неотбелязано.

РЕГИСТРАЦИЯ ЗА РАЗПРАЩАНЕ:  Ако сте се съгласили да получавате информация от “АНТАЛИС”, то тогава на “АНТАЛИС” ще му бъде разрешено да Ви изпраща цифрова или печатна маркетингова/търговска информация, напр. продуктова информация, търговски оферти, информация за събитие, информация за проект или покана, например.

За да се откажете от абонамент, можете да отидете на раздела за Вашия профил на интернет сайта на “АНТАЛИС” и да махнете отбелязването на полето или да кликнете на връзката за отказ от абонамент, която ще бъде включена под всеки имейл, изпратен от или от името на “АНТАЛИС” или да се свържете със Служителя за глобална защита на данни на “АНТАЛИС”, като изпратите молба на следния специален имейл gdpr.bg@antalis.com.

Какво става, ако сте на възраст под 16 години?

Ако сте на възраст под 16 години, моля, уверете се, че имате разрешение от Вашите родители/законен представител преди да ни дадете лични данни за себе си. На малолетни лица на възраст под 16 години не се разрешава да ни предоставят свои лични данни без такова разрешение. 

Право на подаване на жалба

Ако нашият отговор не Ви удовлетвори или ако смятате, че не обработваме Ваши лични данни съгласно законодателството, можете да подадете оплакване до съответния надзорен орган по защита на лични данни във Вашата държава.

Изменения на тази декларация

Настоящото уведомление за защита на лични данни беше актуализирано през май 2018 г. Ще правим промени периодично или ще го изменяме както е необходимо, за да съответства на всички приложими закони за защита на лични данни. Може също така да пожелаете да го подновите отново в определена ситуация. Всички промени на някоя разпоредба на уведомлението за защита на лични данни ще важат от датата на публикуване на нашите интернет сайтове.

Запитване

Ако имате някакви въпроси относно настоящото уведомление за защита на лични данни, моля, свържете се със Служителя за защита на лични данни на “АНТАЛИС”, като ни изпратите запитване на следния специален имейл gdpr.bg@antalis.com.